Reuniones productivas. ¿Cómo invertir mejor tu tiempo?

Evitar las reuniones improductivas, es solo cuestión de estrategia, aquí te contamos como iniciar la fase de aprendizaje .

Las reuniones productivas son posibles y éste, es un excelente momento de aprender como hacerlo. Siempre combatimos la «reunionitis» como una enfermedad que afectaba los resultados de las organizaciones todas, hoy no podemos negar que una nueva cepa se extendió por el mundo empresarial como «reunionitis virtual» y nos contagia aún más rápido de malos resultados.

¿Como no contagiarnos?

Estableciendo una estrategia de reuniones, que será fundamental para evitar que los esfuerzos y el tiempo invertido, no acompañen los avances esperados. Gestemos un calendario, con reuniones de menor a mayor poder de resolución. Propongamos un ritmo que no interfiera en los compromisos de los participantes, pero que tenga una periodicidad donde las situaciones se puedan abordar a tiempo. Las novedades y los avances de los encuentros diarios, deberán alimentar los temas a tratar en los encuentros semanales y los resultados allí generados, quedarán a disposición de las reuniones mensuales. Cada una con los respectivos tomadores de decisión que puedan brindar soluciones a los temas a resolver. La duración horaria de los encuentros se incrementará inversamente a la frecuencia de los mismos.

Hoy les proponemos un pequeño esquema para organizar una «weekly huddle» o  agrupación semanal que puede tener una duración de 45 a 60 minutos, y donde los mandos medios encontrarán el espacio para exponer sus necesidades a fin de establecer las prioridades. Este ritual semanal, tiene un propósito, claro y relevante, que es construir las relaciones y transparentar el porqué y para qué hacemos, lo que hacemos.

Utiliza estos 10 simples pasos, para organizar tu encuentro

1. Trabaja con uno o dos coordinadores que puedan rotar en su rol durante cada encuentro. Ellos, harán las veces de moderador, manteniendo la reunión fresca y enfocada, así evitaran que los participantes de la misma se dispersen.
2. Empieza a tiempo y estando 100% presentes, SIN distracciones. (BE IN THE MOMENT)
3. Propone una actividad grupal, al inicio del encuentro, que dure no más de 10 minutos. (WARM UP)
4. Comparte reconocimientos. (STAR US UP)
5. Revisa que sucedió desde la última semana, ¿Qué funcionó? ¿Qué no funcionó? Qué debiéramos hacer diferente?, luego lanza la “pregunta de la semana” para discutirla colectivamente. Desafía los temas y respeta las posiciones variadas, sino cuál es el propósito de tener una reunión. El debate apasionado produce las mejores ideas. (WEEKLY HIT)
6. Chequea con cada participante que es lo que piensa y también lo que siente. (HEART & MIND CHECK)
7. Que un voluntario comparta una historia que se vincule con el porqué y para qué, será maravilloso. (STORYSELLING)
8. Definición y distribución de responsabilidades: Quién, Qué y Cuándo. No lo olvides, porque será parte de la próxima reunión. (ACCOUNTABILITY TIME)
9. Reserva tiempo para que todos evalúen el proceso de la reunión y propongan las mejoras para una próxima. (INCREMENTAL VALUE PROPOSITION)
10. Resume los puntos principales que hayan sido tratados, todos deben ser parte de ese resumen. Si se sienten cómodos, es útil grabar la reunión para que todos los participantes, invitados, presentes y ausentes, puedan prepararse mejor para una próxima.

Poco a poco, implementando esta cultura, notaras cambios que transformarán tus encuentros en «reuniones productivas».  Prueba y nos  cuentas.

Autor: Daniel Feige – Curador de Contenidos PHR LATAM